Auftrag

Aufträge und Budget immer im Blick

Ob normale Arbeitsaufträge bei der Wartung der Objekte, Schadensbeseitigungen oder Sanierungsmaßnahmen – mit der Softwarefunktion domizil+ Auftrag können Sie die komplette Abwicklung managen. Dabei können Sie durch individuell festlegbare Einstellungen Ihren bisherigen Arbeitsabläufen selbstverständlich treu bleiben. Die ordnungsgemäße, gewissenhafte und lückenlose Auftragserfassung führt dazu, dass Sie das Objektbudget nie aus den Augen verlieren. Dies ist durch das automatische Aufrufen des EVB-Standes samt aller offenen Aufträge gewährleistet.
Ein großer Vorteil ist, dass die Erstellung eines domizil+ Auftrages auch von vielen anderen Softwarefunktionen aus möglich ist. Beispielsweise aus dem domizil+ Objekt, dem domizil+ Ticket oder - sofern Sie das Modul Online Service Center verwenden - mobil über den domizil+ SmartAccess Auftrag. Da jedem domizil+ Auftrag eine Arbeit oder ein Schaden zugrunde liegen kann, ist es auch möglich, einen Auftrag aus den Softwarefunktionen domizil+ Arbeiten oder domizil+ Schaden zu generieren.
Sehr praktisch ist die Möglichkeit, einen Großauftrag zu erstellen. In den meisten Fällen werden diese mit den domizil+ Arbeiten verknüpft. Hier können unkompliziert Teilzahlungen und deren Anzahl im System hinterlegt werden. Diese Anzahl wird automatisch in eine dafür konfigurierte Liste eingetragen und die geschätzte Auftragssumme erscheint in der ersten Zeile. Dies spart Rechenarbeit und somit wertvolle Arbeitszeit.
In der allgemeinen Auftragsliste haben Sie eine optimale Übersicht über die Aufträge aller Objekte. Dort sehen Sie auch, ob es sich um einen freigegebenen, stornierten oder offenen Auftrag handelt, oder ob die Freigabe erbeten ist. Jeder Auftrag muss nämlich zuerst von einer Person mit den entsprechenden Befugnissen oder deren Vertretung genehmigt werden. Diese Berechtigungen können in den domizil+ Funktionen geregelt werden. Alle Aufträge, die Sie bearbeiten, sind auch in einem separaten Bereich in Ihrem domizil+ Posteingang zu finden.

Schlaue Datenverknüpfung

Je nachdem von wo aus ein Auftrag gestartet wird, werden bestimmte Zuordnungen zu anderen domizil+ Softwarefunktionen automatisch erstellt. So ist beispielsweise die Reparatur nach einem Wasserschaden dem Bestandnehmer über die Funktion domizil+ Person zugeordnet und außerdem bei den Funktionen domizil+ Einheit, domizil+ Objekt, domizil+ Schaden und domizil+ Arbeiten hinterlegt. Diese Softwarefunktionen sind auch in der allgemeinen Auftragsliste hinterlegt. Ein schnelles Auffinden des Auftrages ist somit gewährleistet.
Sämtliche notwendigen Dokumente können Sie mit dem Modul domizil+ Dokumentenmanagementsystem verwalten, erstellen und archivieren. Damit haben Sie zu jedem Auftrag alle wichtigen Unterlagen schnell zur Hand.

Perfekt integriert: Kreditoren, Garantien und Rechnungswesen

Für jeden Auftrag braucht es einen Kreditor. Kreditoren werden in der domizil+ Firmenliste verwaltet. Sind diese dort professionell angelegt, werden Ihnen zu jedem neuen domizil+ Auftrag die jeweils passenden Kreditoren vorgeschlagen. In weiterer Folge können auch zu jedem Auftrag Garantiezeiträume hinterlegt werden. Wird während eines Garantiezeitraumes ein neuer Auftrag erstellt, so werden Sie vom System über die noch bestehende Garantie informiert. Dies hilft beim Sparen von Zeit und Geld.
Von großem Vorteil für die Buchhaltung ist die Verbindung zwischen dem domizil+ Auftrag und dem domizil+ Rechnungswesen, sofern Ihr Unternehmen dieses Modul nutzt. Alle Daten zum Buchungstext, Gewerk und die Auftragssumme können dank einer Verknüpfung in dieses übernommen werden. Ist eine Rechnung später dort erfasst und gebucht, wird sie samt Status in der Finanzbuchhaltung im domizil+ Auftrag angezeigt. Durch die Softwarefunktion domizil+ ADV des Rechnungswesens werden mit dem Mitscannen des Auftragsschreibens bei der Rechnungserfassung alle für die Buchung relevanten Informationen aus dem Auftrag eingelesen. Beispielsweise der Kreditor, Buchungstext oder das Gewerk.
Im domizil+ Auftrag gibt es außerdem die Möglichkeit zur Erstellung eines Dauerauftrages. Der große Vorteil liegt hier in einem Warnsystem. Sollte versehentlich versucht werden, eine zusätzliche Rechnung zu einem Dauerauftrag zu erfassen, erscheint eine Warnung. Somit können fehlerhafte Buchungen verhindert werden.