Denn mit diesem Modul können Rechnungen unkompliziert und umgehend verarbeitet und bezahlt werden. Anstatt langer Freigabeprozesse, interner Postwege und Doppelablagen, gibt es mit domizil+ ADV extrem kurze, digitale Verarbeitungswege. Mit dem ADV-Modul wird die Rechnung gescannt und dabei der Text aus der Rechnung extrahiert. Bei diesem Vorgang werden Daten wie Netto, Steuer, Brutto, die ausstellende Firma über UID, Konto, Objekt, Objektnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Auftragsnummer ermittelt. Diese extrahierten Textdaten werden im ebInterface Format zusammengefasst und zur aktuellen Rechnung abgespeichert. Das Dokument und das dazugehörige ebInterface Format mit den Eckdaten der Rechnung wandern erst jetzt zu einem domizil+ Anwender, der die Daten erstmals prüft bzw. vorerfasst. Sobald dieser erste Schritt abgeschlossen ist, wird die Rechnung digital an den zuständigen Hausverwalter zur fachlichen Prüfung weitergesendet. Nachdem der Hausverwalter die Rechnung mit dem „geprüft-Kennzeichen“ versehen hat, wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet. Der Buchhalter kontiert allenfalls noch die fehlenden Rechnungsdaten, teilt sie gegebenenfalls auf und macht digital entsprechende Notizen zur Rechnung. Dank des ADV-Moduls sinkt der Aufwand beim Kontieren der Rechnung erheblich, da nur maximal zwanzig Prozent der Rechnungsdaten noch händisch erfasst werden müssen. Danach wird die Rechnung im domizil+ Rechnungswesen wie gewohnt verbucht und bezahlt. Die daraus resultierenden Kontobewegungen sorgen dafür, dass die Rechnung in vollem Umfang im domizil+ Dokumentenmanagementsystem nachvollziehbar beschlagwortet wird. Das Modul lernt mit, eingegebene Korrekturen werden zwischengespeichert und zurückübertragen.
Natürlich kommt diese intelligente und effiziente Lösung von domizil+ auch bei digitalen Rechnungen zum Einsatz. Sämtliche digitale Rechnungen werden an eine vorher definierte Firmen-E-Mail-Adresse gesendet. Der Rechnungstext wird wie bei herkömmlichen Rechnungen in Papierform extrahiert und in der Vorerfassung weiterbearbeitet. Die digitale Rechnung wird mit dem ADV-Modul ohne zusätzlichen Aufwand in den bestehenden Unternehmensablauf des Rechnungseingangs integriert. Das von domizil+ eingesetzte ebInterface Format zum Speichern der extrahierten Daten aus der Rechnung ist ein Standardformat, das in Zukunft als Austauschformat für digitale Rechnungen dienen wird. domizil+ ist dafür schon jetzt bestens gerüstet.
